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  公文传输系统是为人所用的,系统能否成功起到提高工作效率、提升企业价值的作用,关键还在于使用系统的人的因素。因此,系统培训对系统实施的成败有重要影响。系统培训并不仅仅是教会用户如何使用系统,更重要的是通过培训来建立系统有效运行所需要的管理维护队伍和用户专家队伍。
  公文传输系统的项目实施机构的各个层面由智元软件和用户方的人员共同组成。我们将组织专业化技术服务和培训队伍,在项目实施过程中,将为各层面的用户提供专门的培训。
人员培训自始至终贯穿在项目实施过程中。
  实施前的培训主要是对公文传输系统理念、建设公文传输系统的意义、公文传输系统应用的应知应会等方面的培训,其目的是使领导明确项目目标,坚定对项目的信心;使管理人员和用户积极配合,保证需求调研准确全面,方案设计完整实用。
  设计时通过与关键人员(主要管理人员、主要操作员、技术负责人等)的沟通,让这些人员能充分参与到设计中并认可、理解、支持和配合项目。
  开发中与关键人员进行交互并进行相应培训,及时收集反馈信息,修正细节,让关键人员认可系统运作流程、具体操作、用户界面。
  系统上线后对各类人员(领导、一般用户、管理和开发人员)进行相应使用和管理培训。
  在进行人员培训时,需要完成以下工作:

    • 1、制定详细的培训计划,确认各阶段培训的主要内容;
    • 2、项目进入开发阶段,在此期间,将由培训部组织相关人员使用,集中参加系统使用初级培训班,以熟悉整个系统基本功能的应用,如:初始化工作、基本功能的使用、基本信息的查询等;
    • 3、重点培训项目小组成员,并指导项目负责人对系统的应用与维护;
    • 4、形成《项目培训报告》

培训方法

  系统培训工作应该与系统部署紧密结合,做到部署一个部门,培训一个部门。在培训过程中,根据不同的甲方情况调整培训内容。

  • 1、对于负责系统运行维护的信息中心人员,培训的重点是办公平台系统的管理、应用开发以及系统日常维护中的事务处理;
  • 2、对于用户各部门中的较熟悉计算机操作和网络操作的人员,重点是系统的使用方法、使用技巧和问题的处理。配合制定相关制度,使他们成为分布在各个部门的系统使用专家,可以为周围的人解答使用中出现的问题,能成为周围甲方和系统管理维护人员之间的沟通桥梁;
  • 3、对于操作计算机不是很熟练的人员,从计算机操作、网络基本操作入手,重点是利用系统完成日常工作的操作培训。

通过完备的系统培训,提高企业人员的计算机应用水平,形成以系统管理维护人员为核心,各部门甲方专家为骨干,全体甲方参与的强有力的办公自动化应用队伍。

培训内容及安排

在项目的实施过程中,智元软件将为甲方提供下面的培训,并根据使用的需求设定相应的培训计划,从而保证系统能够在企业中正常稳定地运行。

一把手培训

  公文传输系统系统工程是一项庞大而复杂的系统工程,需要用户所有职能机构和部门协同作战。除了需要先进复杂的计算机网络技术外,还具有涉及部门多、建设周期长、投资大等特点,因此,信息系统工程多作为“一把手”工程,针对“一把手”的培训工作是需要贯穿整个项目过程中。
对 “一把手”的培训工作,需要贯彻以下几个原则:

    • 1、领导时间安排非常紧密,培训课程应尽量简短,以避免一次课程占用领导过多的时间;
    • 2、对于分管不同领域的企业领导,培训课程应作到量身定作;
    • 3、每次培训应针对一个主题,讲解与交流并重;
    • 4、针对领导的培训应从大处着眼,多进行总体方面的培训交流工作;
    • 5、培训课程应从管理科学角度入手,必要时与外聘专家共同交流讨论,实现管理科学与信息技术的紧密结合,力争作到信息技术推动企业管理改革的步伐;
    • 6、对于领导提出的合理建议和意见,应尽快应用到项目的实践当中;
    • 7、基础的操作技术培训应与领导秘书紧密协作。

在上述原则的指导下,对企业“一把手”的培训工作才能正常进行,使领导更多的关注信息系统工程的建设工作,并从各个方面推动和促进信息化建设进程。

系统管理培训

为了使用户技术人员能够了解和熟悉整个系统的硬件和软件及其结构,掌握系统安装、检测、维护和排除故障的基本技术和技巧。能对系统安装、应用及维护和故障的处理有全面的了解和认识,我们将根据项目实施的各阶段为用户方系统管理人员安排有针对性的培训,包括两个方面的培训:厂商技术培训和应用软件系统培训。

系统使用人员培训

  对广大使用人员进行的培训,使用户达到能正常使用系统的水平。根据用户水平的不同,培训内容包括:计算机基本操作和使用、办公自动化系统中业务系统的使用等。
智元软件将根据用户工作的特点,安排足够的培训时间,采用各种适合不同层次人员的培训方式,例如普通用户使用的集体培训大课、对系统管理人员和开发人员的现场培训、对领导的一对一人盯人式辅导等,实现多阶段、全方位、全人员的多层培训体系,使领导和业务人员都能熟练使用系统。此外,智元软件还将利用项目简历网上课堂和网上帮助系统,帮助用户在使用中加强应用水平,主动学习和培训。
  人员培训自始至终贯穿在项目实施过程中。实施前的培训主要是对系统理念、建设的意义、应用的应知应会等方面的培训,其目的是使领导明确项目目标,坚定对项目的信心;使管理人员和用户积极配合,保证需求调研准确全面,方案设计完整实用。
设计时通过与关键人员(主要管理人员、主要操作员、技术负责人等)的沟通,让这些人员能充分参与到设计中并认可、理解、支持和配合项目。
开发中与关键人员进行交互并进行相应培训,及时收集反馈信息,修正细节,让关键人员认可系统运作流程、具体操作、用户界面。
系统上线后对各类人员(领导、一般用户、管理和开发人员)进行相应使用和管理培训。
在进行人员培训时,需要完成以下工作:

  • 双方共同制定详细的培训计划,确认各阶段培训的主要内容和培训方式。
  • 在培训过程中,重点注意培养各部门、各单位的计算机骨干,使他们成为各自单位的应用骨干,起到示范和带动作用。
  • 每次培训后,形成《项目培训报告》,对培训内容、培训效果进行总结。
  • 所有培训工作必须有培训效果考核措施。经双方协商,针对不同的人员可采取考试、现场操作、故障处理等方式考核培训效果。

通过完备的系统培训,提高企业人员的计算机应用水平,形成以系统管理维护人员为核心,各部门用户专家为骨干,全体用户参与的强有力的办公自动化应用队伍,如下图所示:

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