功能介绍

系统简介

　 　 智元软件公文传输系统是一个定位于党政机关，行政职能部门,事业单位,大专院校,企业为主的公文传输系统，在2013年为第一个客户开发并成功应用，经过多年的完善和众多客户的成功应用，以系统使用和维护简单，系统稳定为用户称道。
　 　 办公室每天有大量的文件需要处理，一份文件有时候要印刷几十份，甚至上百份。大量文件的转发、传阅、发送、签收、审核让文件堆积如山，杂乱如麻，让办公室的工作效率及其低下，对办公室应发挥的重要职能也有影响。希望您借助智元软件公文传输系统来帮助您，让您从文件堆中解脱出来，提高文件的传输效率，同时也减少大量纸张的浪费，缩短公文分发、上报的时间，详细及时的了解文件发送签收情况，而且便于文件的统一管理和分类。 　 　

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功能模块

公文下发和上报管理

　　 在发布和上报文件时，输入文件文号、标题、类型、发文（上报）单位、选择文件正文等，然后设置文件接收的人员、单位、群组。同时，可以对以往发布和上报的文件内容和属性进行修改重新发布。

资料下发和上报管理

　 　在发布会议通知时，输入会议名称、组织单位、开会时间、会议资料，还可以设置通知是否需要反馈和签到等，然后设置文件接收的人员、单位、群组。同时，可以对以往发布的通知进行修改重新发布。 　 　

会议通知发布和签收

　 　会议结束后，形成会议纪要或决定，会议组织者可以把相应的材料发布给会议参加人或单位。会议通知或会议材料发布者，可以随时查看会议参加单位签收通知或材料的情况。 　 　

公文签收情况管理

　 　 对其它单位的来文，未签收的文件系统都有标识提示，可打开文件进行签收，下载打印。对本单位的发布的文件随时监控接收单位签收文件的情况报表，包括未签收单位、已签收单位，签收时间等。 　 　

用户、群组和权限管理

　 　 系统初始化时，先由管理员对要使用本系统的人员和单位进行注册、登记相关信息。人员注册的内容，大致包括用户名、中文名、所属部门、所属群组。 　 　

数据备份、恢复和压缩

　 　本软件具有数据库压缩整理、备份和恢复功能。 　 数据库要以定期压缩，以提高速度。恢复数据库时,注意当时备份的日期,否则一经恢复,备份日期后的数据将会丢失。 　 　

用户手册　 　 公文传输　 　 会议通知　 　 综合资料　 　 签收情况　 　 通知公告　 　 管理员手册

功能特点

公文发送

　 由指定的人员将公文文件转成标准的版式文件，并将这个文件发送到指定的盖章人处盖章、加密，盖好公章后的文件可以进行浏览，在确认盖章无误后通过分发设置选取接收单位发送，接收单位可以是单个也可以是多个或群组。

公文签收

　 收文方对于接收到的文件，可以进行签收或者退文处理，签收后系统将自动发送回执信息给发送方以便于文件跟踪。对于不符合要求的来文，可以进行退文处理，退文时需要填写退文理由。 　 　

签收情况

　 对已发送的公文进行跟踪，通过签收情况，发送人可以很好地掌握文件的签收状态。如是否收到公文，是否已经签收处理。可方便的统计出接收单位的签收报表。简单直观的报表，让你对公文的签收阅读进展了如指掌。 　 　

盖章加密

　 盖章时需要盖章人设置公文的口令，同时插入存放电子印章的软盘或者U-盘，选择需要加盖的电子印章，输入电子印章口令。电子公文系统开始调用普密级硬件加密卡，进行盖章，电子印章和正文一起加密打包，形成不可拆分的密文数据包。盖章同时，系统完成对公文附件的加密。 　 　

阅览打印

　 通过阅读器浏览红头红章公文文件（需要加密设备支持），浏览时电子印章的显示经过了模糊处理，防止电子印章通过屏幕拷贝的方式被截取。　 　

文件类型

　 支持word\excel\pdf、扫描件、图片、压缩文件等常见的办公文档类型，公文正文加密传输，保证了传输中不被非法篡改，保证数据安全。通过专用的版式阅读器来阅读内容和版面与发送方完全一样的公文文件，最后在权限允许范围内用彩色打印机打印出具有正式效力的含有红头和公章的公文。　 　

签收反馈

　 用户签收公文时，需要输入签收人和密码进行安全验证确认。签收后才可以对文件正文内容进行浏览和打印。如果业务需要可以根据规定将提交反馈信息或做转发处理。 　

缓急标识

　 以区分不同的公文，可以表示优先级、重要性，缓急程度。未签收、已签收公文都有标识提示。 　

来文提醒

　 当有新文件需要签收，即时方便的通知，有声音提醒、弹出提示窗口、手机短信、手机客户端提示，多种方式任你选择