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常见问题
电子公文要取代纸质公文作为政府和企事业单位的主要行文媒介,其制作、传输和收发流程必须满足一定的要求。这包括:
1.公文的安全性
电子公文无纸化传输的首要要求就是安全。由于网络环境的广泛性和复杂性特点,普通电子文件很容易在网络传输过程中被截取和篡改,而电子公文文件具有保密性和不可抵赖性的特点,是绝对不允许出现此类安全漏洞的。因此,电子公文系统必须要有可靠的电子签名、加密等先进技术作安全支撑。
2.传输的高效性
由于网络环境的复杂性特点,要保障电子公文的畅通传输,必须要尽可能地降低网络传输的数据量。本系统在进入数据加密之前,首先进行了LZW算法的数据压缩处理,文本文件的压缩率将近1/1000,从而有效控制了公文传输的数据量。
3.操作的简便性
系统使用对象涉及机关工作各部门及相关单位文秘人员,多为非计算机专业人士,因此其操作必须力求简洁、方便。本系统设计时仿照电子邮件的操作模式,类似收件箱、发件箱的操作,操作人员只要会电子邮件的收发,就能立即掌握系统的基本操作。
4.环境的适用性
优秀的公文接收、浏览软件必须能适应各种软件环境。系统应提供图形化的电子公文传输模式,从而使公文接收端无需与公文的发送端具有相同的软件环境,如不需要相同的字体环境、不需要相同的操作系统、不需要相同的字处理软件,甚至接收端不需要安装任何字处理软件。
5.系统的集成性
一个优秀的软件系统必须是一个开放的系统,必须能够提供有效的途径,可以与用户的其他相关系统之间进行数据交换。本系统提供了以复印件图片文件形式输出公文的能力,以使其他系统可以直接利用所接收的公文数据,与其他系统进行集成。
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