智元软件成功案例-贵州省镇远县

该项目是按照镇远县委、县政府关于推行电子政务，创新办公机制，提高工作效率和服务水平，建设节约型社会和建设规范化政府（机关）的要求，由镇远县信息化办公室牵头，在系统建设的过程中，本着整体规划、分步实施的原则，以高效、节约、安全、易用为目标，结合全县工作的实际需要，多方考察论证，最终选择使用了智元软件公文传输系统，成为涵盖镇远县全县各乡镇、部门的日常协同办公、公文交换、信息报送、文件共享的专用平台。系统具备了协同工作、公文管理、电子邮件、文档管理、日程计划管理等功能，能够在实现单位间的公文交换、信息沟通、资源共享、工作督办的同时，逐步满足各单位内部办公自动化的需求。

应用亮点

♦协同工作

实现了工作流程的规范化。首先将工作流程创建成很多组的形式，各乡镇部门传送文件时只需要将预先设置好的组调用出来就可以了，在文件流转过程中适时进行监控、跟踪，有效解决了全县多乡镇和多部门之间的协同工作问题。为确保文件的办理能够落到实处，一切事务系统都有原始记录，使用办公系统后将工作安排准确快速传达，并自动成为个人跟踪事项，随时了解和监督整个工作安排的进程，还可永久地保留过程备查，有效解决了工作中的推诿现象，办事拖拉，传达不准确，容易误差，安排完后督办不方便等问题。

♦公文管理

通过该系统使全县各乡镇、部门的文件实现了自动传递、报送、跟踪、监控，形成了信息互通共享、办公高效协同的全新办公自动化运行机制。

实施非涉密公文的网上传输，其中，会议通知、县委快报、县委政研室工作研究、政务快讯、政务通报、各部门工作简报、信息报送、县长信箱来信交办及其办理后的回复等，所有非涉密公文网上单轨运行，不再下发纸质公文，不再接收各乡镇各部门报送的纸质公文。

♦文档管理

实现了资料管理的电子化。系统为全县内每个乡镇、部门都设置了单位文档，方便事后查询。通过使用电子文档，减少纸质资料，把文件贮存在服务器上，有效解决了查找不方便等问题。对资料进行集中管理，也有效解决了由于电脑病毒和人为破坏所造成的资料流失和损失等问题。

♦公共信息

实现了信息传递的快捷化。系统建立了信息发布平台，开设了电子公告、电子调查和内部讨论区等模块，我们在讨论区内放置了很多操作说明，方便各乡镇、部门公文收发员学习，极大地提高了人员操作水平。

应用效果分析

在历时多年的智元软件公文传输系统应用中，在镇远县政府的支持下，在信息办的积极推动下，随着用户对系统应用的不断加深，镇远县政府的协同电子政务推广工作已经取得明显的绩效。分析其具体的应用成果，有以下几点：

♦实现了工作流程的制度化、规范化，领导督办切实有效

政令准确迅速通达全县各乡镇、部门，通过协同工作流的图示化表现，在工作安排、传达及文件流转过程中进行实时监控、跟踪，有效解决了工作中的推诿、办事拖拉、传达不准确、容易出现误差、工作安排完后督办不方便等问题。

♦规范重要审批管理流程，显著提高办事效率

对重要的审批事项，严格按照政策、法规、制度照章办事，规范了管理流程，摒弃了以往可能出现的越级、违反制度的办事方式，所有办事过程和痕迹保留备查，做到有章可循、有据可查、照章办事。同时，各单位日常办公的大量资料自动保存在服务器上，成为镇远县政府日常办公的宝贵财富。

对常用工作流程充分利用系统的功能，创造性的采用建组的方式，各乡镇部门需要传送文件时只需要将我们先设置好的组调用出来就可以了，方便快捷、简单易用。利用网上文件的快速传递，减少了传统办公方式下的车马劳顿，实现了工作效率的大幅度提高。

♦大幅度信息共享，提高学习信息化技术的积极性

对资料的集中管理，实现了全县各乡镇、部门的电子文档大范围共享，有效解决了由于电脑病毒和人为破坏所造成的资料流失和损失问题。同时电子公告、电子调查和内部讨论区等的应用，实现了重要政令、政策、新闻等的快速传递和下达，为各乡镇、部门提供了学习信息化技术的平台。

♦节约办公费用

协同和电子公文管理等网络办公方式的应用，减少了通信及交通费用的开支；文档知识共享、公共信息的应用有效地减少了纸张和耗材的费用，在提高效率的同时也减少了人力的投入。

总结

镇远县信息化办公室的应用是区县级政府中领导重视、信息化主管部门牵头，积极推行协同电子政务办公系统取得成功应用的非常典型的案例。以建立节约型社会、服务型政府的运行机制为指导思想，针对区县级政府的办公特点及镇远县的具体情况，认真分析、有针对性地制定策略，有效地实现了跨部门的深入到各乡镇的协同电子政务办公应用。