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1.4 综合资料

公文传输系统综合资料模块是用于一些非正式公文文件传输管理,例如工作汇报,政务信息,政务公开,领导讲话等。

1.4.1 操作界面介绍

  1. 资料类型列表,界面的左边导航栏中,包括文件类型列表,点击相应的资料类型,右边资料列表区域中就会出现相应的类型的文件;

  2. 资料列表区,界面右边区域,称之为资料列表区。包括已签收文件,未签收文件,本部门发布的文件的统计。还可以根据不同状态"已签收""未签收""本部门"分类查看文件。

  3. 文件行,每个文件行中由 "文件类型""文件字号""文件标题",发文日起,发文单位,签收状态等内容组成。

综合资料

1.4.2 提示助手

每次进入系统后,在文件签收界面右下角"提示助手"中,如果有新文件、新资料需要、新会议通知签收,"提示助手"会及时弹出提示用户。

1.4.3 如何签收资料

本节重点是介绍如何正确签收一份资料。这是做为普通用户常用的一个操作,必须能熟练掌握。

第一步,点击"综合资料"模块链接,进入文件资料主界面,如下图所示;

资料管理

第二步,在资料列表区域中,未签收文件会有粗体红色"未签收"字样提示,并在文件列表行中右边"操作"列中,有"点击签收"链接字样;

第三步,点击"点击签收"链接,弹出输入签收人和签收密码对话框,出现如下图示;

输入正确的用户名和密码后,点击"提交"按钮,文件签收完成,出现如下图示;

资料签收

第三步,文件正文内容不直接在网页中显示,需要下载文件后打印。点击"下载文件"按钮,把文件下载到本地机器后,打开查看或打印。

第四步,点击按钮栏中的"返回" 按钮,返回到资料列表区界面,可看到该文件状态已变为"已签收"状态。

1.4.4 资料签收情况

特别说明:各用户只能查看自己发布文件资料的签收情况。

第一步,在文件资料列表区域中,如果是当前用户发布的文件资料,在文件状态中,就会有青色文字所示"签收情况"链接;

第二步,点击"签收情况"链接,出现资料签收情况报表界面,如下图所示;

签收情况

第三步,在资料签收界面中,可以查看各接收用户和单位签收情况,在签收情况表格中,对某个接收单位可以列出收文单位名称,签收状态,签收时间,签收人,IP地址等信息;

第四步,在签收情况页面中,有"签收情况""已签收""未签收"三个标签,可以切换这些标签,查看该状态下的收文单位列表,例如:已签收单位列表和未签收单位列表。

第五步,签收情况界面中,在按钮栏上点击"打印"按钮,打印签收情况表。如下图:

打印签收情况

1.4.5 资料搜索

第一步,在综合资料列表区域中,点击按钮栏中的"搜索" 按钮,出现如下图所示界面;

第二步,在检索操作界面中,检索条件包括文件标题,发文单位,文件类型,发文时间等检索条件可以相互组合进行模糊查询。检索条件输入完成以后,点击"提交"按钮,会在"文件检索"界面下出现检索结果的列表;

文件检索条件是可以组合模糊查询。例如图五所示,文件标题包含"日本"和发文单位"县团委"和发文时间"2005-6-8""2006-6-30"间的文件。

第三步,在检索结果列表中,可以直接对文件资料进行处理,例如打开下载,文件签收等。

资料搜索

1.5 资料管理

1.5.1 发布资料

特别说明:系统中阅读者不允许发布文件,只有具有阅读者权限以上的用户才能发布资料。

第一步,进入系统后台管理,点击上方的"资料管理",然后在出现界面中点击左边操作栏的"发布资料",出现如下图所示界面;

发布资料

第二步,选择接收单位和用户,在发布资料界面中,接收单位栏,点击"选择"链接,出现下图所示界面。如在发文文件界面中,勾选"群发所有用户"复选框,群发给系统中所有的用户。

选择用户

第三步,填写发布资料表单的内容,文件标题,发文单位,文件类型,内容简介,上传文件(文件大小不超过4M,如果是多个文件需要把文件打包压缩成rarzip格式)等。表单中打"*"号的代表必填项目。

第四步,点击按钮操作栏中的"提交"按钮,把资料发布给给接收单位,系统会提示"发送成功"

发布成功

1.5.2 管理资料

特别说明:当前用户和单位只能管理和查看自己发布的资料。

打开管理文件,进入"后台管理""资料管理"栏目,在界面上所出现的资料列表是当前用户以往所有发布过的资料历史记录,如下图所示界面;

管理资料

查看签收情况,在各资料列表行中,点击"签收情况"列中的 "查看"链接,出现该资料对应的签收情况报表,如资料签收情况章节所示。

删除资料,请勾选资料列表行中第一列的复选框,可多选;也可勾选"选中所有显示的记录"前的复选框,选择所有文档。需要删除的文件选中后,点击"直接删除"按钮,把选中的资料删除。

修改资料,在资料列表行中,点击"操作"列中的"修改"链接,出现资料修改界面,在修改界面中,对已发布的资料进行修改,然后重新发布,如下图所示。

修改资料

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